Ordnung im Büro: Tipps gegen das Chaos

Büros zeigen sich unterschiedlichem Licht. Manchmal sind die Schreibtische penibel aufgeräumt, andere sind mit Stapeln von Papieren übersät oder bedeckt von Stiften, Klebezetteln und Notizblöcken. Ordnung ist subjektiv und jeder Mensch empfindet sie anders. Das Durcheinander als kreatives Chaos zu benennen, ist eine beliebte Ausrede. Doch Unordnung kostet Zeit und damit auch oft Geld. Mit einigen Tipps kann man das Chaos in den Griff bekommen.

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Im ersten Schritt ist es wchtig, sich eine Struktur zu überlegen, nach der man die Unterlagen sortieren will. Material, Ordner und Unterlagen, die man häufig braucht, sollte man aber grundsätzlich in der Nähe stehen haben. So sind diese schnell wieder an Ihren Platz geräumt.

Der Schreibtisch

Zur Ordnung gehört Struktur auf dem Schreibtisch. Für verschiedene Aktivitäten sollten thematische Bereiche geschaffen werden, etwa der Telefon-Notizblock-Stifte-Bereich oder der Locher-Hefter-Brieföffner-Bereich. Diese haben Ihren festen Standort, damit man die Gegenstände nicht lange suchen muss. Höchstens drei aktuell zu bearbeitende Projekte sollten gleichzeitig auf dem Schreibtisch liegen, um nicht den Überblick zu verlieren. Auch Klebezettel sollten nicht wahllos auf dem Tisch und dem PC verteilt werden. Nutzen sollte man diese nur für Aufgaben, die am selben Tag zu erledigen sind. So sieht man nach dem Abarbeiten ein Ende und der Schreibtisch ist am Abend wieder leer. Für Termine, Telefonnummern und Einfälle empfielt sich ein Notizbuch mit Randspalte, in der Wichtigkeit und Datum zugefügt werden.

Die Ablage

papierchaosMit einem Drei-Körbe-System kann man die Ablage gut organisieren: Eingangskorb, Tagesaktivitäten und Ausgangskorb, die man mindestens einmal am Tag bearbeitet und auch leert, empfehlen sich. Alles wichtige ist abzuheften und thematisch zu sortieren. Nützlich dabei sind zum Beispiel Klarsichthüllen bzw. Prospekthüllen oder auch Mappen – eventuell auch farblich markiert.

Aussortieren und die Papierflut bekämpfen ist ebenfalls wichtig. Ordnung bleibt nur erhalten, wenn man sich von Unnötigem trennt. Nicht jede Broschüre muss archiviert werden. Soche Infos sind online verfügbar. Ausdrucke und gedruckte Emails sind oft unnötig und gehören ins elektronische Archiv.

Auch eine Schublade für überflüssige Gegenstände wie Werbegeschenke, doppelte Bürowerkzeuge oder leere Notizblöcke, ist hilfreich. Solche Schubladen darf man ungeniert füllen. Ein- oder zweimal im Jahr gehört diese dann aufgeräumt und entmüllt.

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