Wie Sie ein Warenwirtschaftssystem erfolgreich einführen

Softwares können in Ihrem Betrieb viele Arbeitsprozesse optimieren, wodurch sich die Effizienz und somit der Gewinn enorm steigern lassen. Ein Warenwirtschaftssystem (WWS oder WaWi genannt) unterstützt Ihr Unternehmen bei der Warenbeschaffung, in der Lagerwirtschaft sowie beim Ein- und Verkauf. Dadurch steigert sich die Effektivität vieler Arbeitsschritte, wodurch Ihre Firma besser im Wettbewerb bestehen kann. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie im Detail von einem solchen Computerprogramm profitieren und wie Ihnen die Einführung eines Warenwirtschaftssystems gelingt.

warenwirtschaftssystem

Welche Vorteile bringt Ihnen ein Warenwirtschaftssystem?

Mit einem WWS lassen sich viele Arbeitsschritte der Warenverwaltung automatisieren. Die Funktionen ähneln denen eines ERP-Systems (Enterpise-Resource-Planning: Software zur Verwaltung von Unternehmensressourcen), wodurch sich die Vorteile beider Computerprogramme kaum unterscheiden. Ein Warenwirtschaftssystem bringt Ihrem Betrieb folgende Vorteile:

  • Arbeitsvorgänge laufen standardisiert und überwiegend automatisiert ab. Dadurch lassen sich die Personalkosten um ein Vielfaches reduzieren.
  • Die Kundenzufriedenheit erhöht sich, da sich Bestellungen schneller abwickeln lassen. Wartezeiten durch Lieferverzögerungen werden verkürzt, da (fast) ausverkaufte Produkte automatisch nachbestellt werden.
  • Die Lagerkosten reduzieren sich, da nur die Menge bestellt und gelagert wird, die tatsächlich für die Produktion oder den Handel notwendig ist (Just-in-Time-Konzepte).
  • WaWis sind unerlässlich für die Abwicklung von Bestellung in einem Online-Shop. Ein Warenwirtschaftssystems fungiert als Schnittstelle zwischen der digitalen Shop-Oberfläche und dem Lagerbestand, was eine Abrechnung und den Warenversand ermöglicht.
  • Die betriebsinterne Kommunikation wird verbessert, da Warendaten immer aktuell sind und mehrere Abteilungen zur gleichen Zeit auf sie zugreifen können.
  • Durch die Synchronisation mit einer Cloud können zusätzliche Arbeitsschritte – wie die Archivierung von Daten – entfallen. Die WWS-Software lexoffice enthält beispielsweise diese Funktion.

Welche Unternehmensbereiche davon betroffen sind, hängt von dem Umfang Ihres Warenwirtschaftssystems ab. Standardmäßig zählen der Vertrieb, die Logistik- und Lagerverwaltung sowie die Verkaufsabwicklung (Rechnungs-, Lieferscheinerstellung, Verpackung und Versand) dazu. Sind die Daten des Warenwirtschaftssystem für weitere Unternehmensbereiche verfügbar – z.B. durch ein integriertes CRM-Modul –, kann das Marketing die Kundendaten für zielgruppenoptimierte Werbemaßnahmen nutzen.

Tipps für die Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Wenn Sie ein WWS in Ihrem Betrieb einführen oder ein altes ersetzen möchten, sollten Sie diesen Prozess gut organisieren. Um bei der Planung alles Wichtige zu beachten, bietet Ihnen dieser Software-Ratgeber von Lexware zusätzliche Informationen zum Thema Warenwirtschaftssystem. Dadurch lassen sich bei der Durchführung Kosten und Zeit sparen. Die wichtigsten Punkte, die Sie bei der Einführung beachten sollten, sind:

  • Erstellen Sie eine Liste von Funktionen, die in einem WWS enthalten sollte. Mit ihr lässt sich ein geeigneter Anbieter auswählen, der genau zu Ihrem Unternehmen passt.
  • Klären Sie vorher mit dem Software-Hersteller ab, ob Ihre bisherigen Datenbanken in das Computerprogramm integriert werden können.
  • In einer Testphase sollten Sie die Funktionen ausgiebig mit Ihren eigenen Daten unter möglichst realen Bedingungen testen können. Sind Sie mit der Testphase nicht einwandfrei zufrieden, sollten Sie mit dem Anbieter über Ihre Probleme mit der Software sprechen. Im Idealfall kann er sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ein Datentransfer mit echten Firmendaten sollte ebenfalls Teil der Testphase sein.
  • Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem WaWi. Externe Experten eignen sich hierfür.

Die Einführung eines Warenwirtschaftssystems kostet Zeit und Geld. Um diese Posten so gering wie möglich zu halten, sollte dieser Prozess geplant und gut organisiert ablaufen. Investieren Sie dabei besser mehr in die Software eines erfahrenen Anbieters, als dass Sie nach kurzer Zeit eine (erneute)  Systemumstellung in Kauf nehmen müssen.

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